Wie läuft eine Betriebsprüfung des Finanzamts ab?

Die Betriebsprüfung (kurz: BP) durch das Finanzamt und deren Abläufe zu kennen, bedeutet, zu wissen was einen erwartet. Das Steuerrecht hält hier ein besonderes Verfahren bereit. Jeder Gewerbetreibende muss damit rechnen, dass das Finanzamt zur Außenprüfung kommt. Das kann eine z.B. Betriebsprüfung, eine Umsatzsteuersonderprüfung oder auch eine Lohnsteueraußenprüfung sein.

Alle Außenprüfungen haben eins gemein: Das Finanzamt geht ungern ohne Mehrsteuern nach Hause. Das bedeutet, es werden die Steuererklärungen auf Herz und Nieren geprüft. Anders als im schnellen und eher oberflächlichen Geschäft der Erstellung der Steuerbescheide, wird bei einer Betriebsprüfung langsamer und intensiver geprüft. Diese Prüfung dient der genauen und gleichmäßigen Besteuerung aller Steuerpflichtigen. Aber:

Wer darf von der Betriebsprüfung geprüft werden?

Eine Außenprüfung (also Betriebsprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteueraußenprüfung etc.) darf gem. § 193 AO bei Steuerpflichtigen mit

1. 1. gewerblichen,
   2. land- und forstwirtschaftlichen und
   3. freiberuflichen

Einkünften stattfinden. Es sind also alle Gewerbetreibenden aus Handel, Industrie und Handwerk ebenso betroffen wie Dienstleister (Rechtsanwälte, Ärzte, Architekten u.v.m.) und auch die Landwirte.

Aber auch z.B. bei besonders einkommensstarken Vermietern kann eine Betriebsprüfung angeordnet werden. Wer als Vermieter mehr als 500.000,- € jährlich an Einnahmen zu versteuern hat, kann auch von der Betriebsprüfung des Finanzamts geprüft werden.

Sie wollen wissen, ob Sie geprüft werden dürfen? Wenden Sie sich unseren Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Johannes Höfer!

Wer prüft bei einer Betriebsprüfung des Finanzamts?

Eine Außenprüfung wird in der Regel von dem Finanzamt durchgeführt, das auch für die Bescheide zuständig ist. Bei der Einkommensteuer ist das für Einzelunternehmer meist das Finanzamt am Wohnsitz. Bei Gesellschaften ist regelmäßig das Finanzamt an dem Ort für die Prüfung zuständig , an dem die Gesellschaft das Unternehmen betreibt.

Wohnt der Gesellschafter z.B. in Bochum und betreibt aber das Unternehmen mit seinem Mitgesellschafter in Dortmund, ist das Finanzamt Dortmund für die Gesellschaft zuständig.

Aufpassen sollte man, wenn plötzlich ein Finanzamt auf den Plan tritt, mit dem man vorher noch nicht zu tun hatte. Es kann sich um einen Fehler bei der Zuständigkeit handeln. Dann muss man sich wehren, um fehlerhafte Feststellungen zu vermeiden. Es kann aber auch ein seltener Fall einer sogenannten Auftragsprüfung vorliegen. Aber auch das sollte man prüfen.

Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf!

Was prüft das Finanzamt?

Die BP prüft die steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen, nicht mehr und nicht weniger. Es geht also nicht um private Sachverhalte, die Privatsphäre geht auch das Finanzamt nichts an. Es geht aber um die Sachverhalte, die für die Ermittlung der Steuer relevant sind. Ist etwas nicht für Steuern relevant, darf das Finanzamt nicht dazu ermitteln.

Beispiel:

Wer z.B. als Gewerbetreibender ein Bankkonto für den Betrieb und eines für private Zwecke unterhält, trennt damit das betriebliche von dem privaten Geld. Üblicherweise wird dann von dem betrieblichen Konto auf das private Konto Geld überwiesen. Davon werden dann z.B. die Miete und der Einkauf bezahlt. Die Betriebsprüfung darf sich die Kontoauszüge des betrieblichen Bankkontos vorlegen lassen, nicht aber die des privaten Bankkontos.

Wer sich aber an diese Trennung nicht hält und z.B. auch Einnahmen des Betriebes auf das private Konto laufen lässt, hebt diese Trennung auf. Dann darf das Finanzamt sich diese Unterlagen auch vorlegen lassen. Also, immer sauber trennen, dann kann man in der Betriebsprüfung auch die Vorlage verweigern.

Manchmal leiten Finanzämter dann ein Steuerstrafverfahren ein und „besorgen“ sich die Kontounterlagen im Rahmen des Strafverfahrens. Hier muss man frühzeitig klären, ob auf einem Konto „verdächtige“ oder schwer zu erklärende Geldbewegungen sind. Dann kann es nämlich sinnvoll sein, proaktiv auf das Finanzamt zuzugehen! Manchmal kann sogar noch eine Selbstanzeige möglich sein und vor Strafe schützen!

Auch wenn es nicht um Steuerhinterziehung geht, kann das Finanzamt in vielen Bereichen des Wirtschaftsstrafrechts gefundene Informationen an die Staatsanwaltschaft weitergeben. Das Steuergeheimnis schützt dann nicht!

Wie läuft die Betriebsprüfung ab?

Der Ablauf einer Betriebsprüfung ist im Grunde immer gleich, wobei je nach geprüfter Steuer und Ergebnis sich Änderungen ergeben können.

Beginn der Außenprüfung

Jede Außenprüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung. Damit wird der Umfang nach Jahren und Steuerarten schriftlich festgelegt. Diese Prüfungsanordnung ist ein Bescheid, der mit einem Einspruch angefochten werden kann. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn das falsche Finanzamt die Prüfung anordnet oder der Steuerpflichtige keine Einkünfte hat, die geprüft werden dürfen (s.o.). Dann ergibt es Sinn, eine solche Prüfungsanordnung anzufechten. Denn wer das nicht tut, kann dies nicht später im Rahmen eines Einspruchs gegen geänderte (höhere) Steuerbescheide geltend machen. Außerdem kann ein solcher Einspruch im Hinblick auf Verwertungsverbote sinnvoll sein.

Ermittlungen in der Außenprüfung

Hat die Prüfung einmal begonnen, werden regelmäßig die Buchführungsunterlagen (analog und digital) vom Finanzamt geprüft. Regelmäßig wird auch eine Besichtigung des Betriebs durchgeführt. Dies sollte aber möglichst nicht spontan gemacht werden, um unvorbereitete, spontane Äußerungen zu vermeiden. Schon mancher Geist eine gedankenlose Bemerkung ließ sich später nur schwer wieder zurück in die Flasche bringen.

Tipp:    Betriebsbesichtigung vorbereiten und mit Berater wahrnehmen!

Während dieser Phase hat man das Recht von der Außenprüferin oder dem Außenprüfer informiert zu werden. Außenprüfung bedeutet offene Ermittlung und Mitteilung der Ergebnisse. Allzu vergessen die Geprüften dies und sind dann am Ende überrascht. Das lässt sich einfach vermeiden! Man sollte also regelmäßig danach Fragen den Stand der Prüfung schriftlich mitgeteilt zu bekommen.

Tipp:    Anfragen an den Prüfer und vom Prüfer schriftlich beantworten! Wer schreibt, bleibt!

Abschluss der Außenprüfung

Sind die Ermittlungen der Prüfung des Finanzamts abgeschlossen gibt es zwei Möglichkeiten wie diese beendet wird:

Gibt es keine Änderungen, gibt es keinen Betriebsprüfungsbericht und keine Schlussbesprechung!

Aber: Soll nach den „Feststellungen“ der Betriebsprüfung zu Änderungen kommen, muss es

1. einen Bericht, den sog. Betriebsprüfungsbericht und
2. eine Schlussbesprechung

geben. Beides dient dazu, als „Prüfling“ zu den „Feststellungen“ Stellung zu nehmen. Ist der Sachverhalt falsch, kann man das schriftlich oder im Rahmen der Schlussbesprechung versuchen zu korrigieren. Vertritt die Prüfung eine falsche Rechtsauffassung, kann man das ebenso korrigieren. Sonst kann es zu falschen Bescheiden kommen und man muss Einspruch gegen die geänderten Bescheide einlegen.

Tipp:    Beantrage Sie, den Bericht vor Auswertung zur Stellungnahme übersendet zu bekommen.

Sonst ändert das Finanzamt die Bescheide gleichzeitig mit dem Betriebsprüfungsbericht. Dann muss ein Einspruchsverfahren durchgeführt werden und die Vollstreckung der geänderten Bescheide droht. Das lässt sich vermeiden, wenn man vor Erlass der Bescheide zum Bericht Stellung nimmt.

Tipp:    Verzichten Sie nicht auf eine Schlussbesprechung!

Gerade wenn streitige Punkte zum Sachverhalt oder zur Rechtsauffassung in der Betriebsprüfung schon offen liegen, kann die Schlussbesprechung eine Lösung bringen. Sei es, dass man durch gute Argumente überzeugt  oder durch eine sog. Tatsächliche Verständigung ein „Vergleich“, ein Kompromiss erzielt werden kann.

Sind die Änderungen unvermeidlich, werden am Schluss neue, geänderte Bescheide erlassen. Diese Bescheide sollte man genau prüfen, weil sie häufig die letzte Möglichkeit sind, etwas zu korrigieren. Wenn Fehler vorhanden sind, bleibt einem nur der Einspruch!

Sie haben Fragen zur Betriebsprüfung? Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Johannes Höfer steht Ihnen in unserer Kanzlei in Münster gerne zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt auf, wir vertreten bundesweit!